기록물관리 전문요원의 직무능력 향상을 위한 계속교육 요구분석

Abstract

본 연구의 목적은 기록관에서 근무하는 기록물관리 전문요원의 직무능력 향상을 위한 계속교육 요구를 분석하는 것이다. 국내 기록물관리 전문요원의 직무분석을 수행한 연구나 전문요원을 대상으로 한 계속교육의 개선방안을 제시한 연구는 다수 있었지만, 실질적으로 어떠한 직무에 대하여 계속교육이 필요한지를 밝히는 요구분석을 수행한 연구는 부족한 실정이다. 본 연구에서는 먼저 문헌분석을 통해 기록관에 근무하는 기록물관리 전문요원의 핵심직무를 정의하고, 현직 기록물관리 전문요원과의 면담을 통하여 적합성을 검증받아 최종적으로 3개 기능, 14개 업무, 30개 세부업무로 핵심직무를 확정하였다. 그 후 도출된 핵심직무를 이용하여 현직 기록물관리 전문요원에게 직무에 대한 현재수준, 중요수준, 교육필요성을 묻는 설문을 실시하였다. 수집된 자료를 바탕으로 대응표본 t검정, Borich 요구도 분석, The Locus for Focus 모델(이하 LF 모델) 분석 및 교육필요성에 대한 기술통계분석을 실시하였으며, Borich 요구도 및 LF 모델 분석 결과를 종합하여 중복된 항목을 1차 우선순위 요구, 중복되지 않은 항목을 2차 우선순위 요구로 구분하여 도출하였다. 그 후 최종적으로 1차 우선순위 요구이면서 높은 교육필요성을 가진 직무를 계속교육 필요 직무로 결정하였다. 분석 결과를 정리하면 다음과 같다. 첫째, 전체 응답자의 요구도 분석 결과 요구도가 가장 높게 나타난 세부업무로 ‘행정정보데이터세트 관리’가 1위, ‘기록관 홍보 및 온 · 오프라인 전시 기획 · 운영, 콘텐츠 개발’이 2위, ‘기록관리시스템 운영과 관리’가 3위로 나타났다. 둘째, 전체 응답자의 1차 우선순위 요구는 ‘기록생산시스템(전자문서시스템, 업무관리시스템) 운영과 관리’, ‘기록관리시스템 운영과 관리’, ‘기록관리기준표 작성’, ‘기록관리기준표 운영, 변경 및 고시’, ‘중요기록물의 전자화 및 DB구축’ 5개로 나타났다. 이는 요구도 순위와 차이를 보이는 결과인데, LF 모델과의 접목을 통하여 요구를 다각적으로 분석함으로써 높은 불일치와 동시에 높은 중요수준을 가진 업무를 더 높은 우선순위 요구로 선별한 것이다. 셋째, 전체 응답자의 교육필요성을 분석한 결과 세부업무 단위에서 ‘기록관리시스템 운영과 관리’가 1위, ‘기록물 평가 및 폐기기준 수립’이 2위, ‘기록관리기준표 작성’이 3위로 나타났다. 교육필요성 분석 결과 또한 요구도 분석 결과와 다소 차이를 보였는데, 이는 높은 요구를 보인 직무가 곧 교육적 처치를 필요로 하는 직무는 아니라는 점을 드러낸다. 넷째, 최종적으로 결정된 계속교육 필요 직무는 ‘기록생산시스템(전자문서시스템, 업무관리시스템) 운영과 관리’, ‘기록관리시스템 운영과 관리’, ‘기록관리기준표 작성’, ‘기록관리기준표 운영, 변경 및 고시’, ‘중요기록물의 전자화 및 DB구축’ 5개로 나타났다. 이를 통해 타 업무보다 시급한 요구 해결이 필요한 업무는 시스템 관련 업무와 분류 관련 업무로 나타났다. 다섯째, 근무 경력별로 응답 집단을 5년 미만, 5년 이상 10년 미만, 10년 이상으로 나누어 분석을 실시하였다. 그 결과 5년 미만 집단의 요구도가 타 집단에 비하여 현격히 높았으며 교육필요성 또한 5년 미만 집단이 10년 이상 집단과 비교하여 다소 높은 값을 보였다. 또한 교육 요구분석 결과, 5년 미만 집단에서만 계속교육이 시급히 필요한 직무로 ‘처리과 기록물관리 교육 및 지도점검’이 도출되고, 반면 10년 이상 집단에서만 ‘행정정보데이터세트 관리’가 나타나는 등 집단별로 다소간 차이가 있었다. 여섯째, 기관 유형별로 응답 집단을 중앙행정기관, 특별지방행정기관, 지방자치단체, 교육청, 국 · 공립대학 소속 집단으로 나누어 분석을 실시한 결과, 요구도가 가장 높은 집단은 국 · 공립대학 소속 집단이었으며, 가장 낮은 집단은 중앙행정기관 소속 집단이었다. 한편 교육필요성 평균값이 가장 높았던 집단은 특별지방행정기관 소속 집단이었고, 가장 낮았던 집단은 교육청 소속 집단이었다. 계속교육 필요 직무에서도 집단별로 차이가 나타났는데, 특별지방행정기관과 지방자치단체의 경우 전체 응답자와 분석 결과가 유사했던 반면 중앙행정기관 및 교육청, 국 · 공립대학은 다소 다른 양상을 나타냈다. 일곱째, 기록물관리 전문요원의 계속교육과 관련한 기타의견을 수렴한 결과 실무와 조응하는 교육의 필요성, 기관 유형별 맞춤 교육의 필요성, 고연차자를 위한 의견교류 및 사례교육의 필요성, 기록관리 환경 변화에 따른 시의성 있는 교육의 필요성이 제기되었다. 한편 정보공개 업무와 관련하여서는 해당 업무가 전문요원의 업무로 볼 수 없으며 교육 또한 필요하지 않다는 의견과, 현실적으로 전문요원들이 해당 업무를 담당하고 있으므로 관련 교육이 필요하다는 의견이 상충했다. 그 외에도 민간기록 관련 교육, 타 기관과의 연계교육의 필요성 등 다양한 의견이 나타났다. 위와 같은 교육 요구분석 및 설문 분석 결과를 바탕으로 교육 프로그램 개발 시의 고려사항을 다음과 같이 도출하였다. 첫째, 시스템 관리 업무에 대한 교육 확대 및 개선이 필요하다. 둘째, 분류 업무에 대한 계속교육이 우선적으로 마련되어야 한다. 셋째, 홍보, 전시 및 콘텐츠 개발 업무에 대한 계속교육이 추후 마련될 필요가 있다. 넷째, 신임 전문요원들을 대상으로 한 교육 프로그램이 확대되어야 한다. 다섯째, 고연차 전문요원을 대상으로 사례공유, 의견교류를 위한 토론 및 세미나 형식의 교육이 제공되어야 한다. 여섯째, 전문요원이 소속된 기관 유형별 요구와 특성에 맞는 맞춤 교육의 개설이 필요하다. 일곱째, 기록물관리 전문요원의 계속교육 이수 의무화 및 인증제도 도입에 대해 검토할 필요가 있다. 여덟째, 온라인 교육 확대에 대한 고찰이 필요하다. 본 연구에서 수행한 교육 요구분석은 우선적으로 개선이 필요한 직무를 확인해줄 뿐만 아니라, 그중에서도 교육적 처치가 필요한 직무를 체계적으로 구분할 수 있는 근거를 제공하였다는 점에서 의의를 가진다. 또한 근무 경력과 기관 유형별로 교육요구에 유의미한 차이가 있음을 확인할 수 있었다. 연구 결과가 추후 기록물관리 전문요원의 직무능력 향상을 위한 계속교육 프로그램 개발 시 유용한 기초자료로 사용될 수 있을 것으로 기대한다.| The purpose of this study is to make Needs Assessment of Continuing Education to improve the job skills of record manager working in the archives. There have been studies galore that have performed job analysis of domestic Records Manager or proposed ways to enhance continuous education for professional personnel; however, there are insufficient studies that have performed demand analysis to expose which jobs need continuous education. In this study, first off, we defined the core jobs of Records Manager working in the archives through literature analysis, and verified its conformance through an interview with the incumbent Records Manager, and finally, the core jobs were confirmed with 3 functions, 14 tasks, and 30 detailed tasks. Subsequently, a questionnaire was circulated to ask the incumbent Records Manager about the current level of job performance, importance level, and educational necessity using the derived core jobs. Based on the garnered data, a corresponding sample t-test, Borich Needs Analysis, The Locus for Focus Model(hereinafter referred to as the LF Model), and descriptive statistical analysis on the need for education were performed and by synthesizing the Borich Needs Analysis and LF Model analysis results, duplicate items were derived by dividing them into primary priority demands and non-overlapping items into secondary priority demands. After that, eventually the jobs with the highest need for education and the first priority request were determined as the jobs requiring continuing education. In summarizing the analysis result is as follows. First, as a result of the Borich Needs Analysis of all respondents in terms of detailed task that showed the highest demand was ‘Dataset Records in Information Management System Management’ which ranked 1st, ‘Archives Public Relations and Online / Offline Exhibition Planning and Operation, and Content Development’ ranked 2nd, ‘Record Management System(RMS) Operation and Management’ ranked 3rd. Second, the top priority requests of all respondents were five; ‘Operation and Management of Records Production System(Electronic Document System, Work Management System)’, ‘Record Management System(RMS) Operation and Management’, ‘Records Management Standard Table Preparation’, and ‘Change and notification of Records Management Standard Table’ and ‘Digitalization of important records and establishment of DB’. This is a result showing a difference with the order of Borich Needs Analysis, and by analyzing the needs from various angles through interlacing with the LF Model, tasks with high inconsistency and high importance are singled out as higher priority demands. Third, as a result of performing analysis on the Educational Necessity of all respondents, ‘Record Management System(RMS) Operation and Management’ ranked first in the detailed task unit, ‘Record Evaluation and Disposal Standard Establishment’ ranked second, and ‘Record Management Standard Table Preparation’ ranked third. The results of the Educational Necessity analysis also showed some differences compared with the results of the Borich Needs Analysis, which clearly shows that the jobs with high demands are not the jobs that require educational treatment. Fourth, the finally determined jobs requiring continuing education are ‘Operation and Management of Record Production System(Electronic Document System, Work Management System)’, ‘Record Management System(RMS) Operation and Management’, ‘Record Management Standard Table Preparation’, ‘Change and Notification of Records Management Standard Table’, and ‘Digitization of Important Records and Establishment of DB’. Through these, the tasks requiring more urgent solution than other tasks were system-related tasks and classification-related tasks. Fifth, analysis was performed by categorizing the respondent group into less than 5 years, more than 5 years and less than 10 years, and more than 10 years by work experience. Consequently, the demand of the group with less than 5 years was significantly higher than that of other groups, and the Educational Necessity group with less than 5 years showed a somewhat higher value in comparison with the group with more than 10 years. In addition, as a result of the education needs analysis, ‘Records management Education and Guidance Check of Treatment Division’ was derived as a job that urgently required continuing education only in the group of less than 5 years, while ‘Dataset Records on Information Management System management’ appeared only in the diagnosis for more than 10 years which showed some difference. Sixth, as the result of analyzing the response by categorizing the groups into central administrative agencies, special local administrative agencies, local governments, offices of education, and public universities, the analysis results indicated that the highest demand group was the national public university group and the lowest was the central administrative agency group. Nonetheless, the group with the highest average value of Educational Necessity was the group under the control of a special local administrative agency, and the group with the lowest average value was the group under the control of the Office of Education. There were also differences by group in the job required for continuing education, and in the case of special local administrative agencies and local governments, the analysis results were similar to those of all respondents, while the central administrative agencies, offices of education, and national and public universities took on somewhat different aspects. Seventh, as a result of collecting other opinions pertaining to the continuing education of professional record management personnel, the need for education corresponding to practice, the need for customized education for each type of institution, the need for exchanging opinions and case education for seniors, and changes in the record management environment were expressed. With reference to information disclosure, however, there were conflicting opinion that the job cannot be regarded as the job of a manager and that education is not necessary, and related education is necessary because professional personnel were actually performing the task. Besides, various opinions were expressed, such as private records-related education and the need for linkage education with other institutions. Based on the said analysis of educational needs and survey analysis results, the considerations at the time of developing of educational programs were derived as follows. First, it is absolutely necessary to expand and enhance education on system management work. Second, continuing education on classification work should be arranged first. Third, it is really necessary to provide continuous education on public relations, exhibitions, and content development tasks in the future. Fourth, educational programs with respect to new professional personnel should be expanded. Fifth, education in the form of discussions and seminars for case sharing and exchange of opinions should be provided targeting high-aged professionals. Sixth, it is really necessary to establish customized education tailored to the needs and characteristics of each type of institution to which professional personnel belong. Seventh, it is necessary to review Records Manager`s mandatory completion of continuous training and the introduction of the certification system. Eighth, it is necessary to consider expansion of online education. The significance lies in the fact that the analysis of educational needs conducted in this study was, first of all, not only does it identify jobs that need improvement, among them, but it also provides a basis for systematically distinguishing jobs that require educational treatment. It was also confirmed that there was a significant difference in educational needs by work experience and type of institution. It is highly expected that the research results, when developing a continuing education program to improve Records Manager`s job ability in the future, can be used as useful basic data.