ISO 30301 기록경영시스템 표준 인증의 성과 분석 연구

Abstract

Every organization produces a lot of information in the course of doing business. This information is an organizational asset that enables the organization to effectively accomplish its mission, manage risk, and respond to challenges in a global environment. The perception of records is changing, and records management is becoming more important to all organizations. ISO 30301 Records Management System, established in 2011, is a standard that can be applied to any organization to improve organizational performance through records management, restore transparency and trust in what the organization does, and enable certification of the results of its implementation. Although KS X ISO 30301:2013 was established as a national standard in 2013, fewer organizations have adopted it than other management systems, and previous studies have focused on theoretical approaches to standard adoption and case studies on the adoption process. It is necessary to emphasize on what kind of management performance an organization can achieve when introducing the standard in practice. Therefore, this study examined the current status of organizations that have certified the record management system standard and conducted in-depth interviews with the person in charge of the record management system of each organization to find out how the standard has affected the actual management performance of the organization. We conducted 7 in-person and written interviews from 6 of the 16 certified organizations. The in-depth interview allowed us to obtain background information on the standard certification, its impact in relation to an organizations requirements and the achievements since they implemented it. The results are as follows. First, the organization's employees' awareness and interest in records management has increased due to continuous training on records management system and records management. Second, it provides an opportunity to systematize the performance evaluation work process through the implementation and documentation of goals according to the established procedures. Third, the number of sales and contracts increases due to the effectiveness of marketing. Fourth, the introduction of the standard provides an opportunity to improve the organization's management performance score. Fifth, regulatory compliance, legal protection, and management transparency. Sixth, it can bring marketing and public relations benefits to the organization. Based on the analysis and discussion of the in-depth interviews, the following suggestions are made for the wider adoption of records management system standards. First, it is necessary to provide support for organizations that do not have a records management system and specialized personnel for records management. Second, it is necessary to provide guidelines for record management system standards that are appropriate according to the nature of the organization. Third, record management system work should be carried out in the core departments of the organization. Fourth, there is a need for specialized knowledge training on record management for record management system auditors. This study analyzed the process of acquiring the ISO 30301 records management system standard from the certification stage to the operation stage for organizations that have acquired the standard, derived the management results, and suggested ways to expand the standard. In the future, we hope that the certification of the records management system standard will be more widespread not only in organizations with records management obligations but also in the private sector, contributing to the effective management of records as important information assets and promoting awareness of records management. [Keywords] ISO 30301 standard, Records management system, Management system, Records management, Performance Analysis, Public records management, Business records management, Current record|모든 조직에서는 업무를 수행하는 과정에서 많은 정보를 생산하고 있다. 이러한 정보는 조직의 업무 수행을 효과적으로 달성할 수 있게 하고 위험을 관리해주며 글로벌 환경에서 발생하는 문제들에 대응할 수 있도록 하는 조직 의 자산이다. 기록에 대한 인식이 변화하며 모든 조직에서의 기록 관리의 중 요성이 대두되고 있다. 2011년 제정된 ISO 30301 기록경영시스템은 기록 관 리를 통해 조직의 성과를 높이고 조직이 수행하는 업무 투명성과 신뢰성을 회복시키며 이행 결과에 대한 인증이 가능한 표준으로써 모든 조직에 적용할 수 있다. 2013년 KS X ISO 30301:2013 국가표준으로 제정되었으나 타 경 영시스템보다 도입한 조직이 많지 않으며 선행연구는 표준 도입을 위한 이론 적 접근 연구와 도입 과정에 대한 사례 연구 위주로 진행됐다. 실제 표준 도 입 시 조직이 어떠한 성과를 얻을 수 있는지에 대해 강조할 필요가 있다. 따 라서 본 연구에서는 기록경영시스템 표준을 인증 받은 기관에 대한 현황 조 사를 하고 각 기관의 기록경영시스템 담당자와 심층 면담을 통해 표준이 실 제 조직의 성과에 어떠한 영향을 미쳤는지에 대해 확인하였다. 표준을 인증 받은 16개 기관 중 6개의 기관에서 7명의 담당자와 대면 심층 면담 및 서면 심층 면담을 진행하였다. 심층 면담 질문지는 표준 인증 획득 배경, 표준의 요구사항이 기관에 미치 는 영향, 표준 도입 후 활동 및 성과로 구성하였으며 표준 도입 성과는 다음 과 같다. 첫째, 지속적인 기록경영시스템 및 기록 관리에 대한 교육으로 인한 조직 원의 기록 관리 인식 제고 및 관심이 증대되었다. 둘째, 수립한 절차에 따른 목표 시행 및 문서화를 통한 성과평가 업무 프로세스 체계화를 위한 기회가 된다. 셋째, 마케팅의 효과로 매출액 및 계약 건수가 증가한다. 넷째, 표준 도 입으로 인해 기관 경영성과 점수를 확보할 수 있다. 다섯째, 규제 준수 및 법 적 보호와 경영 투명성을 확보할 수 있다. 여섯째, 기관의 마케팅 및 홍보 효 과를 가져올 수 있다. 심층 면담 분석 결과와 논의를 바탕으로 기록경영시스템 표준의 확대 도 입을 위한 방안을 제안하였다. 첫째, 기록 관리체계 및 기록관리 전문요원이 없는 기관을 위한 지원이 필 요하다. 둘째, 기관의 성격에 따라 적합한 기록경영시스템 표준 가이드라인 제시가 필요하다. 셋째, 기관의 핵심 부서에서 기록경영시스템 업무가 이루어 져야 한다. 넷째, 기록경영시스템 심사위원의 기록물 관리에 대한 전문 지식 교육이 필요하다. 본 연구는 ISO 30301 기록경영시스템 표준을 획득한 기관을 대상으로 표 준 인증 획득 단계부터 운영까지의 과정을 분석하여 이에 따른 성과를 도출 하고 표준의 확대 방안을 제안하였다. 앞으로 기록 관리 의무가 있는 기관뿐 만 아니라 민간 부문에서도 기록경영시스템 표준 인증이 더욱 확산되기를 바 라며 중요한 정보 자산으로서의 기록을 효과적으로 관리하고 기록 관리에 대 한 인식을 증진하는데 기여하기를 기대한다. [주요어] ISO 30301 표준, 기록경영시스템, 경영시스템, 기록경영, 성과분석, 요구사항, 공공기관 기록관리, 기업기록관리, 현용기록