표준 기록관리시스템의 기능요건에 대한 사용자 평가 분석

Abstract

정보기술의 발전과 이로 인한 전자정부의 출현은 공공기관에서 전자문서 사용을 의무화하여 문서의 생산과 결재 등 업무 전반에 걸쳐 모든 공적작업을 전산화하고 공식화한다는 의미가 있다. 이와 더불어 업무과정에서 생산된 전자적․비전자적 문서를 기록의 기본적 속성을 유지하면서 체계적으로 관리할 수 있는 기록관리시스템의 필요성이 대두되었다. 우리나라에서는 2005년부터 행정기관의 자료관시스템 도입이 의무화되었고, 자료관시스템의 한계점과 개정 기록법을 반영한 표준 기록관리시스템이 2007년 중앙부처의 도입을 시작으로 지자체와 교육청 등으로 확산 보급되고 있다. 하지만 현재 표준 기록관리시스템은 국가기록원과 중앙부처 위주로 개발․보급되었고 실제 업무를 담당하는 기록물관리 전문요원의 의견 수렴과정이 충분하지 못하였다. 따라서 표준 기록관리시스템이 전체 공공기관으로 확산되고 있는 현재, 시스템을 인터페이스와 기능 품질 면에서 평가하는 것은 추후 관련 표준의 제․개정과 시스템의 개선에 필요할 것이라 본다. 본 연구는 기록관리시스템이 효율적이고 체계적이며 일관된 기록관리를 위해 꼭 필요한 개체라는 전제로 공공기관에 근무하는 20명의 기록물관리 전문요원에 대한 설문 조사를 통하여 표준 기록관리시스템을 평가하였다. 이를 위하여 기존 연구 등에 대해 문헌조사를 하였고, 수집된 설문지를 바탕으로 표준 기록관리시스템에 대한 평가 분석을 진행하였다. 연구 결과 다음과 같은 내용을 알 수 있었다. 첫째, 표준 기록관리시스템의 인터페이스에 대한 기록물관리 전문요원의 만족도는 5점 만점에서 2.74로 보통 수준의 만족보다 떨어지는 것으로 나타났다. 만족도에 영향을 주는 주요 요인으로는 사용의 편리와 명확한 실행, 수정․복구 등이 나타났다. 둘째, 표준 기록관리시스템의 기능 품질에 대한 만족도 조사에서는 전체 평균 3.07로 보통 수준을 약간 상회하는 것으로 나타났으며 업무 및 지원에 관련된 기능과 기준관리 및 인수에 관련된 기능이 만족도에 영향을 주는 요인으로 밝혀졌다. 셋째, 기록물관리 전문요원의 개인적 특성에서는 전반적으로 30대가 다른 연령층보다 표준 기록관리시스템에 대한 만족도가 높은 것으로 나타났다. 학부 전공과 경력 측면에서는 문헌정보학 전공자와 4년 미만의 경력을 가진 전문요원의 만족도가 상대적으로 높은 것을 알 수 있었다. 넷째, 기능요건의 비교에서 신뢰성이 효율성, 사용성보다 만족도가 높은 것으로 나타났고, 신뢰성, 효율성 사용성 간의 만족도는 정방향으로 관계를 갖고 있었으며, 이를 통해 점수의 차이에도 만족도에 대한 인식은 같이 한다는 것을 알 수 있었다. 다섯째, 기능별 상관관계는 개별 기능이 만족도 측면에서 정방향으로 다양하게 관계를 갖고 있는 것으로 나타났다. 이와 같은 연구 결과를 바탕으로 인터페이스의 사용 용이성 개선과 기능의 보완, 기관의 특성에 맞는 모듈화, 사용자 교육, 협력체 구성 등의 다섯 가지 개선 방안을 제시하였다.| The development of information technology and launch of electronic government has an important meaning in that every official work is computerized and formalized by obligate public organizations and institutions to use electronic documents. Along with this, the necessity for records management system that can systematically manage the electronic and non-electronic documents made in work process while maintaining basic attributes of records. In Korea, use of records management system in administrative institutions has been obligated since 2005, and the standard records management system in which the limitations in records management system and revised records act was introduced to the central office group in 2008 then has been spreading out to local governments and education office in-local. However, the standard records management system were designed and propagated for the National Archives of Korea and the central office group rapidly thus did not reflect the opinions and ideas from the records management hands on level experts who actually perform the jobs. Therefore, this study views that evaluation on the interface and quality of current system which is being spread out to entire public organizations and institutions is necessary for improvement of system and further revision of related standards in the future. This study, with the assumption that records management system is a mandatory system for systematic and consistent records management, evaluated the standard records management system through questionnaire survey on 20 records managers. For the survey, it reviewed previous studies and evaluated based on the results from questionnaire survey. The findings from this study are as follows. First, the records management expert’s satisfaction from the interface of the standard records management system was 2.74 out 5 thus observed to be lower than average level of satisfaction. Convenient usage, clear practice, revision and restoration were found to be the main determinants of satisfaction. Second, from the satisfaction survey on functional quality of the standard records management system, average of 36 functions was measured to be 3.07 thus slightly higher than normal, and the functions related to task and support and the functions related take over were observed to be the determinants that affect on the degree of satisfaction. Third, as for the demographic characteristics of records managers, the experts in 30’s appeared to have higher satisfaction on the standard records management system than other age groups. For academic background and working experience, the degree of satisfaction of the library and information science majors and working experience below 4 years was relatively higher than other groups. Fourth, in the comparison among functional conditions, reliability appeared to be with higher satisfaction than efficiency and usability, and the correlation among reliability, efficiency and usability appeared to be positive thus implying the recognition of satisfaction affect on the score. Fifth, the correlations among functions, each function were observed to have various positive relationships with satisfaction. Based on the result, the study suggests 5 improvements such as improvement of interface, improvement of function, modularization for the characteristics of organizations, user education and organization of cooperative body.