IPA를 활용한 지방자치단체 기록연구사의 직무분석에 관한 연구

Abstract

본 연구는 지방자치단체 기록연구사의 업무를 명확히 밝히고 IPA를 활용한 직무분석, 고용형태별·경력별로 업무에 대해 인지하는 차이와 특성을 규명하여 효과적인 업무 운영에 대한 기초자료를 제시하는 것이 목적이다. 이를 달성하기 위하여 지방자치단체 기록연구사의 업무를 분석하였고 설문조사를 실시하였으며 조사 결과에 대해서 통계분석과 IPA Matrix 분석을 실시하였다. 분석의 결과는 다음과 같다. 첫째,「공공기록물 관리에 관한 법률」, 지방자치단체 자치법규, ‘2016년 정부산하 공공기관 기록물관리 지침’과 현장에서 근무하는 기록연구사의 의견을 종합하여 지방자치단체 기록연구사의 업무를 체계화하였다. 그 결과 6개의 기능과 23개의 업무, 48개의 세부업무로 세분화하였다. 둘째, 업무 중요도와 수행도에 대해서 분석한 결과 23개의 업무 중 16개에서 통계적으로 유의한 차이가 나타났고 전반적으로 중요도가 수행도보다 높게 조사되었다. 이 가운데 기록의 이관업무와 편찬·전시·홍보에서 큰 대응차를 보여 개선이 필요함을 알 수 있었다. 셋째, IPA Matrix 분석결과 중요도는 높지만 수행도가 낮아 노력을 집중해야 하는 업무는 보존기능의 종이기록의 전자화 업무와 보존포맷으로의 변환업무, 행정지원기능의 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리 업무로 조사되었다. 기록연구사들은 이에 대한 이유로 보존기능 업무에 대해서는 예산부족으로 수행이 어렵다고 답했으며 행정지원기능 업무에 대해서는 처리과 직원의 비협조적인 태도와 기록관리에 대한 인식결여, 생산부서의 직접관리 때문이라고 응답하였다. 넷째, 중요도는 낮지만 수행도가 높아 과잉노력을 지양해야 하는 업무는 수집·정리기능의 기록물 생산현황 취합 및 영구기록물 관리기관 통보, 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류와 보존기능의 기록관의 시설 및 장비관리로 나타났다. 이에 대해서 기록연구사들은 수행해야하는 업무의 양이 과도하게 많아 부담이 크고 업무의 성격이 반복적이라고 응답하였다. 다섯째, 고용형태별로 구분하여 분석한 결과 정규직이 비정규직에 비해 업무에 대하여 중요도가 더 큰 것으로 조사되었다. IPA 분석결과 차이를 보이는 업무는 6개로 나타났으며 이에 대해서 비정규직은 모두 중요도가 낮은 것으로 인지하고 있었다. 경력별로 구분하여 분석한 결과 3년 미만이 인지하는 중요도가 제일 컸다. IPA 분석결과 차이를 보이는 업무는 9개로 나타났고 이에 대해 6년반 미만은 대부분 중요도가 낮다고 인지하는 것으로 조사되었다. 이러한 분석 결과를 바탕으로 지방자치단체 기록연구사의 업무를 개선하고 역량강화를 위한 개선방안을 다음과 같이 제시하였다. 첫째, 지방기록물관리기관의 조속한 설치로 기록의 이관이 원활하게 이뤄질 수 있도록 해야 하며 기록물 편찬·전시·홍보를 활성화 할 수 있는 방안을 마련해야 한다. 둘째, 예산부족으로 인해 수행하지 못하는 종이기록의 전자화업무와 기록의 보존포맷 변환 업무에 대해서 예산 결정권을 가진 기관장과 조직 내 직원들에게 해당 업무 수행의 중요성을 인지시키고 설득하여 필요 예산을 확보해야 한다. 셋째, 처리과 직원의 비협조적인 태도와 기록관리에 대한 인식결여는 직원 교육을 통해 체계적인 기록관리의 필요성과 기록관으로 이관되어야하는 기록의 종류를 명확히 인지시켜야 한다. 또한, 생산부서에서 기록이 직접 관리되지 않도록 기록관리 권한을 명확히 하여야 한다. 넷째, 수행하여야하는 업무의 양이 많고 그 성격이 반복적인 업무에 대해서는 보조 인력의 활용과 조직 내 타부서와의 협업을 통해서 업무 부담감을 경감시키고 더 중요한 업무에 시간, 노력 등을 투자할 수 있는 환경을 마련해야 한다. 다섯째, 고용형태별·경력별로 업무에 대해 인지의 차이를 보이는 만큼 이를 바탕으로 직무 재교육이 각각 다르게 이루어져야 한다. 비정규직 기록연구사와 6년반 이상의 기록연구사들에게는 업무 중요도를 제고시키는 방향으로 교육을 진행하여야 한다.