IPA를 활용한 국·공립대학교 기록관리 담당자의 직무분석에 관한 연구

Abstract

본 연구는 국공립대학교 기록관리 담당자의 직무를 명확히 밝히고 IPA를 활용하여 직무를 분석한 후, 영역별로 각 업무를 살펴보았다. 더 나아가 직종별, 경력별로 업무에 대한 인지의 차이와 특성을 살펴보았다. 본 연구를 통해 효율적인 업무 수행과 역량 강화를 위한 기초자료를 제시하는 것이 목적이다. 이를 위하여 국공립대학교 기록관리 담당자의 직무를 분석하였고 설문조사를 실시하였으며 조사 결과를 바탕으로 통계분석과 IPA Matrix 분석을 실시하였다. IPA를 활용한 국공립대학교 기록관리 담당자의 직무분석에 대한 결과를 종합하면 다음과 같다. 첫째, 「공공기록물 관리에 관한 법률」, 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」, 「2016 대학 기록관리 매뉴얼」, 「2017년 대학기록물 관리 지침」 과 ‘2017년도 기록관리 평가결과’ 중 A등급을 받은 대학에 소속된 4명의 기록연구사들의 검토 및 면담을 통해 국·공립대학교 기록관리 담당자의 업무 내용을 6개의 기능, 18개의 업무, 34개의 세부업무요소를 최종으로 도출하였다. 둘째, 업무 중요도-수행도에 대해서 분석한 결과, 18개의 업무와 34개의 업무 모두 유의한 차이가 있는 것으로 나타났으며, 기술통계 분석을 실시하여 평균값을 비교해본 결과, 전체적으로 업무 중요도에 비해 수행도가 뒷받침 되지 않음을 확인하였으며, 특히 평균값 대응차가 크게 나타난 ‘기록관리시스템 설치 및 운영’, ‘기록관리시스템 관련 장비구축’, ‘전자기록생산시스템 기록물 인수 및 보존관리’ 는 다른 업무들보다 더 개선이 필요한 업무인 것으로 조사되었다. 셋째, IPA Matrix 분석을 실시한 결과, 제 2사분면에는 ‘전자기록생산시스템 기록물 인수 및 보존관리’, ‘대학역사기록물 수집 및 수집결과보고’, ‘중요기록물의 보존매체 수록 및 전자화’, ‘기록관리시스템 관련 장비 구축’, ‘기록관리시스템의 설치 및 운영’ 으로 총 5개의 업무가 위치하고 있었다. 이에 대하여 국공립대학교 기록관리 담당자들은 대부분의 국공립대학교들은 예산확보의 어려움과 인력 부족으로 기록관리시스템이 미도입 된 상태이고, 전자기록생산시스템 사용이 어려웠으며, 다른 업무에 더 초점이 맞추어져 있어 중요도에 비해 수행도가 뒷받침 되고 있지 않았다. 대학기록물과 관련된 업무는 행정기록 중심이므로 행정 업무를 우선적으로 처리하기 때문에 대학역사기록물을 수집하는 것은 현실적으로 어렵다고 응답하였다. 대학에서 수집 및 보존하고 있는 중요기록물들은 형태가 일정하지 않아 업무 수행에 어려움을 겪고 있는 실정이라고 응답하였다. 넷째, 제 4사분면에는 ‘기록관리업무 관리자, 담당자 교육 실시 및 이수’, ‘인수기록물 계획 수립 및 통보’, ‘처리과의 생산현황 결과 취합 후 관할 영구기록물관리기관에 통보’, ‘기록물 정수점검 및 상태검사’, ‘서고 보존 기록물의 점검’, ‘재난대비계획 및 보안대책 수립·시행’, ‘기록관 내 재난대비 비상용품 구비’, ‘보존 기록물의 열람 및 대출 관리’ 로 총 8개의 업무가 위치하고 있었다. 이에 대하여 인터뷰한 결과 국가기록원 기관평가 시에도 정량지표로 매년 반영되는 업무이기 때문에 수치와 통계적인 점수로 평가를 하다 보니 다른 업무들 보다 우선적으로 처리할 수 밖에 없으며, 중요도가 더 높은 업무가 있다고 하더라도 평가를 위해 형식적으로라도 업무를 수행하여야 하는 고충이 있다고 응답하였다. 다섯째, 직종별로 두 집단을 구분하여 분석을 실시한 결과, 행정직이 기록연구직보다 중요도에 비해 수행도가 뒷받침되고 있지 않은 것으로 조사되었다. IPA Matrix 분석을 실시한 결과, 공통 영역에 위치한 업무는 12개였으며, 차이를 보인 업무는 24개로 조사되었다. 세부업무단위별 IPA Matrix 와 비교한 결과, 기록연구직 집단은 3개, 행정직 집단은 24개의 업무에서 차이를 보였다. 이는 전문적인 자격증을 갖춘 기록연구사가 아닌 행정직이 기록관리업무를 수행하고 있으며, 기록연구사 배치가 증가한 국립대와 달리 공립대에는 배치되어 있지 않아 국공립 대학 간 편차가 심화되고 있는 것으로 조사되었다. 여섯째, 경력별로 세 집단을 구분하여 분석을 실시한 결과, 다른 집단에 비해 3년미만 집단이 중요도는 높으나 수행도가 뒷받침 되고 있지 않았으며, 6년이상 집단이 중요도에 비해 수행도가 과잉으로 이루어지고 있는 업무가 가장 많았다. 또한, 전체적으로 모든 집단이 중요도는 높았으나 수행도는 뒷받침되고 있지 않았으며 경력별로 수행도가 이루어지고 있는 것으로 보아 경력이 수행도에 영향을 미치고 있음을 파악하였다. IPA Matrix 분석을 실시한 결과, 공통 영역에 위치한 업무는 16개였으며, 차이를 보인 업무는 16개로 조사되었다. 이러한 분석 결과를 바탕으로 제시한 개선방안은 다음과 같다. 첫째, 대학기록관에 기록관리시스템 및 전자기록생산시스템이 구축 및 설치하여 업무 수행이 원활하게 이루어질 수 있도록 필요한 예산 확보에 주력해야 한다. 둘째, 여러 경로를 통해 대학역사기록물 수집에 집중해야 하며, 행정기록에만 초점을 맞추지 말고 대학역사기록물에도 초점을 맞추어 균형 있는 운영방향성이 제시되어야 한다. 셋째, 중요기록물에 대한 보존매체 수록 및 전자화 대상 기록물을 선별하여 순차적으로 진행할 수 있도록 계획을 수립하여 운영해야 한다. 넷째, 국가기록원에서 매년 실시하는 기관평가를 현실성에 맞게 보완 및 수정하여 기록관리 담당자들이 정량적인 수치와 통계에 얽매여 형식적으로 업무를 과잉수행하지 않도록 해야 한다. 다섯째, 공립대의 경우 전문적인 자격을 갖춘 기록연구사가 배치되지 않았으므로 「공공기록물 관리에 관한 법률」에 근거하여 공립대뿐만 아니라 국공립 대학교 전체 기록연구사 배치 의무화를 실시해야 하며, 공립대학교 또한 기록관리의 중요성과 기록연구사의 필요성을 인식해야 한다. 여섯째, 경력별로 개선을 달리해야 하며, 특히 3년미만 집단은 중요도에 따른 수행도를 높이기 위해 집중해야 할 업무들을 파악하고 개선하기 위해 노력해야 하며, 6년이상 집단은 과잉수행을 줄이고 다른 필요한 영역에 더 투자하여야 한다. |This study clarified the duties of records management personnel of the national and public universities, analyzed the duties using the IPA, and examined each task by area. Furthermore, this study examined the differences and characteristics of work perception by occupation and career. The purpose of this study is to present basic data for efficient work performance and capacity building. To this end, this study analyzed the work of the record manager in charge of national and public universities and conducted a survey. Based on the survey results, statistical analysis and IPA matrix ana ysis were conducted. The results of the analysis of duties of records management personnel of the national and public universities using IPA are as follows. First, among the Act on the Management of Public Records, the Enforcement Decree of the Act on the Management of Public Records, the 2016 University Records Management Manual, the 2017 Guidelines for the Management of University Records, and the Results of the 2017 Records Management Evaluation, through reviewing and interviewing four record researchers belonging to A‐rated universities, the final work specifications of records management personnel of the national and public universities yielded six functions, 18 tasks, and 34 subtasks. Second, in the result of analysis on work importance‐performance, there were significant differences in 18 tasks and 34 tasks, and from the results of performing descriptive statistical analysis and comparing the mean values, overall, it was confirmed that the performance was not supported by the importance of the work. In particular, works such as the installation and operation of the records management system, the construction of equipment related to the records management system, and the acquisition and preservation of records of the electronic records production system, which showed a significant difference in mean value, were found to require more improvement than others. Third, from the results of the IPA Matrix analysis, in the second quadrant, there were a total of five works, such as ‘acquisition and preservation management of electronic records production system records’, ‘university history record collection and report on collection results’, ‘recording and electronic recording of important records’, 'building of records management system‐related equipment' and 'installation and operation of records management system'. In response to this, records management personnel of the national and public universities had most of the national and public universities unintroduced due to difficulties in budgeting and lack of manpower, and had difficulties in using the electronic record production system. As there was more focus on other tasks, it did not support performance compared to importance. Since the work related to university records is administrative record‐oriented, they answered that it was difficult to collect university history records in reality. They answered that as the important records collected and preserved at the university were not uniform in shape, they had difficulty in performing their work. Fourth, in the fourth quadrant, there were a total of 8 works such as ‘training and completion of records management managers, personnel in charge’, 'planning and notifying acquisition records', 'notifying the relevant permanent records management institution after collecting the production status of the processing department', ‘water purification check and state inspection’, ‘checking archive archives’, 'disaster preparedness plan and security measures establishment‐enforcement', ‘emergency supplies prepared for disaster in the archives', and viewing archives and managing rentals. In the results of interviews regarding this, in the evaluation of the National Archives Institute, as it is a task that is reflected annually as quantitative indicators, they had to be coped with prior to other tasks, and even though there were more important tasks, they responded that there was a grievance that they had to carry out their work for formal evaluation. Fifth, in the results of analyzing the two groups separately by occupation, it was found that administrative jobs were not supported by performance compared to records research jobs. From the results of the IPA Matrix analysis, it was found that there were 12 tasks in common areas, and 24 tasks which showed the difference. In comparison with the IPA Matrix by sub‐unit of task, there were three tasks in the records research group and 24 tasks in the administrative group, showing the difference. It demonstrates that administrative personnel, not record certified specialists, perform the records management tasks, and unlike national universities, where record researcher deployments increased, they were not assigned to public universities, so the gap between national and public universities was increasing. Sixth, in the results of analyzing the three groups by career, the group with less than three years were more important than others, but their performance was not supported compared to other groups, and the group with more than six years had the most overworked tasks in the performance compared to the importance. In addition, all groups were of high importance, but performance was not supported. As performance is performed by career, it is found that career affects performance. In the results of the IPA Matrix analysis, 16 tasks were found to be in common areas and 16 tasks were found to show difference. Based on the results of this analysis, the improvements suggested are as follows. First, it is necessary to focus on securing the necessary budget so that the records management system and the electronic records production system can be built and installed in the university archives in order for the work to be performed smoothly. Second, there should be a focus on collecting university history records through various channels, and a balanced operational direction should be presented, focusing not on administrative records but on university history records. Third, a plan should be established and operated so that the archives of important records and the records subject to electronicization can be selected and processed sequentially. Fourth, the institutional evaluation conducted by the National Archives of Korea should be supplemented and revised in accordance with the reality to prevent the record managers from overly performing their work in a manner that is tied to quantitative figures and statistics. Fifth, in the case of public universities, no professionally qualified record researcher was assigned, so the entire record researcher should be obliged to deploy not only public universities but also national and public universities based on the 「Act on the Management of Public Records」, and public universities should also recognize the importance of record management and the need for record researchers. Sixth, the improvement should be different for each career, and in particular, the group less than 3 years should try to identify and improve the tasks that need to be concentrated in order to improve the performance according to the importance. The group with more than six years should reduce overperformance and invest more in other necessary areas. 【Kewords】 IPA, national and public universities records manager, national and public universities records management, national and public universities, job analysis