대학 학생기록물 유형별 IPA 분석

Abstract

대학에서 학생기록물은 학적 정보나 성적과 같은 행정적 기록뿐만 아니라 학생의 학문적 성과, 자치활동, 인턴십 등 다양한 활동을 포함하는 중요한 자료로 인식되고 있다. 이러한 학생기록물의 중요성이 증가하고 있음에도 불구하고, 대학 내에서 학생기록물에 대한 표준화된 정의나 범주가 없어 대학 차원에서의 수집·관리 과정에 어려움이 발생하고 있다. 따라서 본 연구는 대학의 규정과 수집사례를 통해 학생기록물의 항목을 도출하고, 항목별 중요도 인식과 수집·관리 실태를 확인하고자 한다. 이를 통해 체계적인 관리를 위한 학생기록물의 범위 및 특성 분석을 목표로 한다. 이를 위해 대학의 실제 수집사례, 기록관련 규정, 담당자 면담을 통해 학생기록물의 종류를 정리하고, 각 학생기록물의 항목에 대한 중요도 인식과 실행수준을 분석한 후 소속부서별 응답 분석과 IPA(중요도-실행도 분석법)를 수행해 학생기록물의 관리 현황과 특성을 파악하였다. 분석 대상은 기록물 관리부서가 존재하는 78개 대학으로, 기록관리 담당자에게 설문조사를 실시하였으며, 유효한 응답 27건을 분석하였다. 분석 결과, 중요도와 실행도가 모두 높은 영역(1사분면)은 17개 유형이 확인되었으며, 중요도는 높지만 실행도가 낮은 영역(2사분면)은 5개의 유형, 중요도와 실행도가 낮은 영역(3사분면)은 15개 유형, 중요도는 낮으나 실행도는 높은 영역(4사분면)은 1개의 유형이 도출되었다. 전반적으로 대다수의 학생기록물 유형이 중요도는 높았던 것에 비해 실행도는 낮게 드러났다. 특히 실행도가 크게 낮았던 항목은 주로 학생에 의한 기록으로, 비표준화된 형식과 관리 절차로 인해 수집·관리에 어려움이 있음을 확인하였다. 따라서 항목별 실행도 향상을 위한 방안을 마련할 필요성이 보였다. 연구 결과를 바탕으로 본 연구는 다음의 제안을 하였다. 첫째, 공식행사 기록과 학문적 성과물 등 중요도·실행도가 높은 기록을 중심으로 범주를 정의해 관리체계를 구축하고, 관리 대상을 단계적으로 확장할 필요가 있다. 둘째, 2사분면 항목과 같은 중요 항목의 실행도 제고와 기록의 활용성을 위해 클라우드 기반 디지털 아카이브를 도입할 필요가 있다. 본 연구는 학생기록물 항목 분석 과정에서 학생기록물의 다양성과 복잡성으로 인해 전체를 포괄해 분석하지 못한 점, 중요도 인식과 관리 실태분석 시 국내 대학만을 대상으로 하였으며, 낮은 응답률로 대표성이 떨어진다는 한계가 있다. 하지만 본 연구는 대학기록물의 규정과 사례를 통한 학생기록물의 유형 분석 시도와 중요도 인식과 관리 현황분석을 통해 학생기록물의 체계적 관리를 위한 기초자료를 제공했다는 점에서 의의가 있다.