노인의료복지시설의 사회복지시설정보시스템 기록관리 기능요건에 관한 현황 분석 및 개선 방안 연구

Abstract

전자정부의 확산에 따라 다양한 전자기록생산시스템이 보급이 되었는데, 보건복지부 산하 노인의료복지시설을 비롯한 대부분의 사회복지시설에서 사용하고 있는 사회복지시설정보시스템도 이에 해당된다. 그런데 사회복지시설정보시스템에서는 전자기록을 생산하고 있으나, 전자기록관리가 체계적로 이루어지지 않는 상황이다. 이에 본 연구는 노인의료복지시설의 현황을 분석하고, 업무와 업무에 따른 기록물을 살펴보았다. 그리고 국가기록원의 표준인 ‘NAK/S23:2012(v1.0) 전자기록생산시스템 기록관리 기능요건’을 기준으로 사회복지시설정보시스템의 기록관리 기능요건 현황을 분석하고 문제점을 도출하여 기록관리 개선방안을 제시하고자 하였다. 기능요건의 현황 분석을 위해 사회복지시설정보시스템의 사용경력이 5년 이상인 실무자와의 인터뷰를 수행하였는데, 이를 통해 시스템의 기록관리 기능요건을 확인하고, 미충족 기능에 대한 의견도 수렴하였다. 분석결과 사회복지시설정보시스템은 전자기록생산시스템의 기록관리 기능요건을 충족시키지 못하는 것으로 나타났다. 이에 본 연구에서는 다음과 같은 기능을 추가할 것을 제안하였다. 첫째, 메타데이터와 관련된 기능에서는 메타데이터의 이력 관리 기능과 필수 메타데이터 요소 추가 지정 기능이 필요하다. 기록물이 변형되거나 처분되는 경우에도 메타데이터는 유지되어야 하며, 기록관리에 필요한 메타데이터는 기록물 등록 시에 함께 생성되도록 필수 요소로 지정해야 할 것이다. 둘째, 기록의 생산 및 등록 기능과 관련해서는, 기록물 계층별로 각각 고유한 식별자를 부여해야 한다. 기록물 식별자를 통해 시스템에서는 등록 정보를 체계적으로 관리할 수 있어야 한다. 셋째, 기록의 분류, 편철, 정리와 관련된 기능에서는, 우선 분류체계와 관련된 기능을 보완하여, 노인의료복지시설의 업무를 체계적으로 시스템에 반영해야 한다. 또한 기관평가와 같은 특정 시점에서 평가를 위한 별도의 분류체계도 반영할 수 있도록 시스템 기능을 개선할 필요가 있다. 그리고 편철과 관련해서는 업무마감에 따른 기록물의 종결처리 기능을 추가해야 한다. 넷째, 기록의 이관, 보유, 처분 기능요건은 현재 시스템에서 모두 지원하지 않으므로, 각각의 기능을 추가해야 한다. 이관 및 보유, 처분 관련 기능을 추가함으로써 이관 시 기록물들의 관계가 유지되고, 이관 후 자료 삭제 기능과 이와 관련된 이력을 관리할 수 있을 것이다. 또한 처분 기능과 관련하여 기록물 보존기간 설정 기능도 필요하다. 다섯째, 기록의 검색 활용과 관련된 기능요건에서는, 시스템 사용자가 기록을 브라우징하거나 상세검색을 할 수 있도록 지원하는 기능이 추가되어야 한다. 특히 상세검색 기능에서는 기록물명이나 생산일자 뿐 아니라, 기록물의 내용과 관련된 검색이 추가되어야 할 것이다. 마지막으로 위의 모든 항목들에 대한 이력을 관리하는 감사증적 기능이 필요하다. 이와 같은 기능들을 전자기록생산시스템인 사회복지시설정보시스템에 반영하게 되면, 앞으로 체계적인 전자기록 관리가 가능할 것으로 기대한다.